Notice d’information de la plateforme OranoBox relative aux données à caractère personnel

Cette notice d’information vous est destinée en tant que personne physique concernée par des traitements de données à caractère personnel effectués par le Groupe Orano.

Elle explique pourquoi le Groupe Orano, responsable de traitement, a besoin de collecter vos données, comment vos données seront utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées et les droits dont vous disposez.

1/ Finalité(s) du traitement et base légale

Orano et sa Direction Marketing et Support commercial ont décidé de mettre en place une plateforme mobile et web (OranoBox) à destination des salariés Orano, des salariés de ses clients et partenaires et de certaines organisations professionnelles ou réglementaires dont les finalités sont :

• La gestion des accès à la plateforme par les salariés du Groupe Orano et les salariés autorisés de ses sociétés clientes, de ses partenaires et de certaines organisations professionnelles ou réglementaires ;
• La gestion, le remplissage des fiches solutions et de la documentation associée, ainsi que l’accès aux informations par les salariés du Groupe Orano autorisés ;
• La gestion des référents commerciaux pour contacter le Groupe Orano si un client à une question technique ou une demande commerciale ;
• Le support sur la gestion des matières et des déchets pour les entreprises ayant souscrit à ce service auprès du Groupe Orano ;
• L’analyse du parcours utilisateur de manière anonymisée pour savoir s’il a trouvé la bonne information, améliorer et compléter la Plateforme, les mots clefs, l’ergonomie, et l’expérience utilisateur ;
• La sélection et le suivi des évolutions de fiches spécifiques par les salariés autorisés de ses sociétés clientes, de ses partenaires et de certaines organisations professionnelles ou règlementaires utilisateurs.

Les bases légales justifiant ce traitement sont :

• L’intérêt légitime du Groupe Orano en ce qui concerne l’accessibilité de la plateforme aux salariés pertinents
• L’exécution d’un contrat en ce qui concerne l’accès à l’application ainsi qu’à ses fonctionnalités pour les salariés des sociétés et organismes utilisateurs.
• Le consentement en ce qui concerne l’analyse du parcours utilisateur

• 2/ Données collectées

Les données utilisées par l’application sont :

• Pour les salariés du Groupe Orano : le nom ; prénom ; identifiant (email professionnel) ; mot de passe ; et de manière optionnelle et volontaire, le Pays et la fonction.
• Pour les salariés des sociétés et organismes utilisateurs de l’application OranoBox : le nom ; prénom ; la société d’appartenance ; la fonction ou le poste (non obligatoire) ; le pays (facultatif) ; l’email ; le mot de passe.
• Pour tous les utilisateurs (en cas de consentement recueilli) : les informations sur la navigation, à savoir les pages visitées, le nombre de pages vues, le temps passé, le navigateur utilisé, etc.
• Le numéro de téléphone sera aussi demandé (facultatif) lors des demandes de support par les utilisateurs soulevant des questions ou demandant des informations complémentaires.

Ces données personnelles sont collectées :

• Directement auprès des personnes concernées pour les salariés du Groupe Orano.
• Directement auprès des personnes concernées salariés des sociétés et organismes utilisateurs de l’application OranoBox.

2 – Destinataire(s) de la collecte

Les données personnelles collectées par le Groupe Orano sont à usage purement interne et ne font l’objet d’aucune communication, cession ou divulgation à des tiers non autorisés, sans l’autorisation expresse et écrite de l’utilisateur concerné, sauf contraintes légales ou judiciaires.

En cas de question posée via la plateforme, les informations à caractère personnel et les coordonnées de l’employé de la société et/ou de l’organisme utilisateur d’OranoBox seront directement transmises pour la prise de contact aux référents commerciaux et techniques du Groupe Orano associés à la solution. OranoBox ne transmet pas directement l’identité des référents aux sociétés et organismes utilisateurs de la plateforme.

Les données des utilisateurs sont aussi accessibles par les salariés de la société gérant la maintenance et le développement de l’application.

3 – Hébergement du traitement

Les données personnelles collectées par le Groupe Orano sont hébergées en France par le Groupe Orano et ne sont pas transférées hors de l’Union Européenne.

4/ Données à caractère personnel et cadre juridique applicable

Le Groupe Orano respecte la législation en vigueur et principalement les textes suivants en matière de protection des données à caractère personnel.

• Loi informatique et libertés 78-17 du 6 janvier 1978, modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004, et la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles ;
• Loi pour une république numérique « loi Lemaire » du 7 octobre 2016 ;
• RGPD : Règlement européen 2016/679, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données du 27 avril 2016, applicable depuis le 25 mai 2018.

Le Groupe Orano a désigné un Data Protection Officer/Délégué à la Protection des Données Personnelles (Hélène LEGRAS - DPO@orano.group) qui veille à ce que les traitements des Données à caractère personnel mis en œuvre par le Groupe Orano respectent la règlementation applicable. Ce traitement a été répertorié par le DPO du Groupe Orano dans son registre des traitements de données à caractère personnel.

5/ Droits des salariés

Vous disposez de droits liés à la collecte et au traitement de vos données à caractère personnel :

• Droit d’accès et d’interrogation aux données vous concernant ;
• Droit à rectification si vos données sont inexactes, incomplètes ou erronées ;
• Droit au retrait du consentement si le traitement repose sur celui-ci (retrait que vous pouvez exercer à tout moment, et qui n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant celui-ci)
• Droit à suppression/effacement (sauf dans certaines conditions, comme une obligation légale) ;
• Droit d’opposition s’il est légitime ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit à la portabilité des données ;
• Droit de formuler des directives anticipées sur le sort de vos données personnelles en cas de décès.

Ces droits peuvent être exercés auprès du DPO du Groupe Orano en justifiant par tout moyen de votre identité ; en cas de doute sur votre identité (Ex : suspicion d’usurpation d’identité, piratage de compte, etc.) la photocopie d’un titre d’identité pourra vous être demandée. Vous pouvez contacter le DPO :

• Soit par email à l’adresse suivante : DPO@orano.group
• Soit par téléphone au : +33 (0) 1 34 96 07 28

6/ Durée de conservation des informations personnelles

En application du RGPD 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données) et de la loi pour une république numérique n° 2016-1321 dite loi « Lemaire » du 7 octobre 2016, vous êtes informés que vos données personnelles ne seront pas conservées au-delà de la durée nécessaire aux finalités du traitement concerné.

Les données relatives aux salariés du Groupe Orano sont conservées pendant toute la durée du contrat de travail du salarié. Elles sont supprimées au plus tard un an après la fin de son contrat de travail, à l’exception des fiches solutions et présentations remplies/créées par les salariés référents commerciaux et techniques du Groupe Orano.

Les données relatives aux salariés des sociétés et organismes utilisateurs d’OranoBox sont conservées pendant une durée de 3 ans à compter de la dernière connexion à la plateforme OranoBox ou de la demande de suppression du compte par l’utilisateur.

A l’issue des durées de conservation, les données seront effacées des systèmes par Altitude et feront l’objet d’un procès-verbal de destruction à l’intention du DPO du Groupe Orano.

7/ Politique cookies OranoBox

En application des recommandations de la CNIL, lors de votre première connexion au site « OranoBox », il vous sera demandé expressément d'accepter les cookies du site.

La durée de validité de ce consentement est de 13 mois maximum, en application de la Délibération CNIL n° 2019-093 du 4 juillet 2019.

En indiquant « J’accepte », vous donnez votre accord au Groupe Orano, responsable de traitement, pour collecter des informations appelées « cookies » à partir de votre appareil afin de nous aider à mesurer l’audience et l’utilisation d’OranoBox, ainsi que d’en améliorer l’expérience utilisateur.

Les données que nous recueillons peuvent inclure des informations sur votre appareil et notamment votre adresse IP ou ID d’appareil (Ordinateur, Tablette ou Smartphone), la localisation (Pays, région ou ville), ainsi que votre navigation (pages de la Plateforme visitées, nombre de pages vues, temps passé, navigateur utilisé, etc.). 

Ces données ne sont pas partagées avec des entreprises tierces au Groupe Orano, à l’exception des sous-traitants gérant la maintenance de l’application, et sont stockées sur le territoire de l’Espace Economique Européen.